Emoties bij participatie. Je ontkomt er soms niet aan. Logisch, want je komt aan de leefomgeving van inwoners. Maar hoe ga je eigenlijk om met die emoties? En hoe voorkom je dat de boel escaleert? Of nog erger: dat je proces mislukt?

Hoogoplopende emoties bij participatie

Tijdens één van mijn projecten liepen de emoties behoorlijk hoog op bij een bijeenkomst met inwoners. Logisch, want het onderwerp ligt nogal gevoelig in de buurt. Er ontstond in het proces een situatie die niet helemaal verliep zoals gepland. Ik moest tijdens deze bijeenkomst direct schakelen, snel bijsturen en adequaat reageren. Met als doel om de neuzen van de groep belanghebbenden dezelfde kant op te houden en om te voorkomen dat ze afhaken, waardoor het participatieproces niet succesvol eindigt. Maar vooral ook met als doel om ervoor te zorgen dat de mensen zich ondanks alles gehoord en begrepen blijven voelen.

Wat heb ik gedaan?

Als eerste heb ik de aanwezigen de kans geven om alles te zeggen wat ze wilden zeggen. Laten aangeven waarover onvrede heerst en waarom en hoe zij dat ervaren. Daarnaast heb ik iedereen, tijdens de onderlinge discussie die ontstond, laten uitrazen. Maar ik heb ook mezelf kwetsbaar opgesteld en toegegeven dat ik de situatie anders had moeten oplossen. Want ook dat is soms nodig als je vast zit in een proces en per ongeluk de verkeerde weg bent ingeslagen.

Flexibiliteit als uitgangspunt

Flexibiliteit is nodig in elk participatieproces. Want participatieprocessen zijn altijd dynamisch. Ook al denk je aan de voorkant nog zo goed na over de aanpak, dan kan het zomaar zo zijn dat je tijdens het proces zelf moet bijsturen. De participanten zijn hierbij je belangrijkste kompas. Het continu schakelen en afstemmen op de behoefte van je doelgroep is dan ook één van de belangrijkste aandachtspunten voor een procesbegeleider.

Durf kwetsbaarheid te tonen

En zit je vast in het proces of kies je per ongeluk de verkeerde richting of oplossing? Wees dan niet bang om hier openlijk voor uit te komen. En om je kwetsbaarheid te tonen. Durf een verkeerde keuze of beslissing toe te geven en hierop terug te komen. En leg uit hoe het ontstaan is en hoe je het op gaat lossen. Dan haal je de angel eruit en zorg je dat de samenwerking en het vertrouwen blijven.

Gedraag je als een kameleon

In mijn geval ging iedereen uiteindelijk tevreden naar huis. Mijn openheid werd gewaardeerd en mijn flexibiliteit en aanpassingsvermogen maakten het verschil. Zo bleven de neuzen dezelfde kant op staan en kunnen we de volgende keer weer verder. Dan is het belangrijkste moment van het proces en hopen we er samen met de bewoners uit te komen. Dat het daarbij pijn gaat doen staat vast. Die emoties zullen dus ook vast en zeker komen. Aan mij de taak om mij als een kameleon te gedragen en me aan te passen aan de situatie op dat moment en om de bijeenkomst succesvol af te sluiten.

Mensenwerk én maatwerk

Participatie is dus niet ‘zomaar even’ een proces uitvoeren. Participatie gaat om en over mensen met emoties en blijft dus altijd mensenwerk én maatwerk met uitdagingen en leermomenten. Besef dat elke keer weer als je met een proces bezig bent. En leer daar van. Want dat zorgt ervoor dat je vooruit komt. Als ambtenaar, als gemeente, als initiatiefnemer en als persoon.

Onafhankelijke procesbegeleider helpt

In sommige situaties kan het handig zijn om een onafhankelijk procesbegeleider in te schakelen. Omdat het proces ingewikkeld is of omdat dit meer vertrouwen geeft. Sinds mei 2022 ben ik gecertificeerd dagvoorzitter. Tijdens een intensieve tweedaagse training heb ik geleerd hoe je gesprekken en bijeenkomsten op een zorgvuldige en persoonlijke manier kunt modereren. En ook hoe je met lastige situaties tijdens bijeenkomsten en sessies kunt omgaan. De kennis en ervaring die ik bij deze opleiding heb opgedaan was voor mij van grote meerwaarde toen de emoties bij het participatieproces hoog opliepen.

Kun jij in jouw proces een onafhankelijk gespreksleider gebruiken of zoek je een avondvoorzitter die jouw bijeenkomst in goede banen leidt? Neem gerust eens contact met mij op!

Als dagvoorzitter leer je met emoties bij participatie en bijeenkomsten om te gaan.
Categorieën: Participatie

0 reacties

Geef een antwoord

Avatar plaatshouder

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.